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Una institución puede agrupar a sus usuarios para diferenciarlos y otorgarle mayores o menores privilegios de préstamo. Cada grupo es un perfil, y cada usuario puede tener más de un perfil si corresponde. Por ejemplo puede pertenecer a una institución como alumno y como empleado; en cuyo caso tendría dos perfiles. Cada perfil tiene los siguientes campos.
Es un número de identificación, adicional al ID y al número de cuenta,
que puede utilizarse para hacerle préstamos al usuario cuando no se
tiene a la mano su número de cuenta. Este identificador alterno es
proporcionado por la institución y es aconsejable que el usuario lo
conozca y recuerde.
El perfil del usuario va a determinar cómo se le prestarán los diferentes
materiales de la institución. Cada perfil tiene sus propios parámetros
respecto del número de materiales que se le presta, cuántos apartados
puede hacer y en qué fecha vencen sus privilegios. Puede haber un
perfil para los estudiantes, otro para los profesores, otro para investigadores,
otro para los bibliotecarios, etc.
Biblioteca a la que pertenece el usuario. Si el usuario tiene más
de un perfil pero pertenece a la misma biblioteca, todos sus perfiles
contendrían el mismo valor en este campo.
La fecha en que expiran los privilegios del usuario. Por ejemplo,
si se trata de un usuario empleado por sólo seis meses, se colocaría
la fecha en que termina su relación con la biblioteca. Si se trata
de estudiantes, podría ingresarse la fecha en que termina el semestre.
Una categoría para clasificar al usuario y utilizarla en listados
y estadísticas.
Una segunda categoría para clasificar al usuario y utilizarla en listados
y estadísticas.
El número de préstamos que se le puede hacer al usuario. Este límite
puede quedar vacío, ya que aplicará el que se ingresó en el perfil
al que va a pertenecer este usuario. Por ejemplo, todos los usuarios
con un perfil de alumnos, pueden tener permitido un número
de 5 préstamos, pues así está definido en la política del perfil correspondiente
a alumno; pero si se desea hacer una excepción a un usuario
alumno específico, en este campo se puede poner un número mayor de
préstamos.
Este campo es de despliegue y con propósitos informativos, ya que
mantiene un contador del número de préstamos que se la hecho al usuario.